Evolutie van directie aankopen sedert haar oprichting

Op 1 november 1974 werd de directie Aankopen opgericht. Voordien was er slechts een dienst, destijds “dienst 26” geheten, die afhing van de directie Materieel en Aankopen. De samenwerking van de diensten Aankopen en Materieel die samen de directie M & A vormden, kwam doordat de dienst Materieel de grootste verbruiker was van voorraadartikelen van al de diensten van de NMBS.

Wat zijn de redenen die tot die splitsing geleid hebben?

Toen de directie A werd opgericht, waren de leiders van de onderneming zich in de loop van de laatste tien jaar bewust geworden van het belang van aankopen en bevoorrading, mede door de enorme invloed ervan op de uitgaven van de onderneming. De waarde van de voorraden bij de NMBS vertegenwoordigt een vast kapitaal van meer dan 12 miljard frank. Er kunnen ongeveer 100 000 artikelen besteld worden, die over meer dan 100 magazijnen over het ganse net verdeeld zijn. De omvang van het werk om die voorraad artikelen aan te vullen is met de jaren toegenomen. Directie A alleen al, doet tegenwoordig jaarlijks meer dan 8 000 bestellingen.

Bovendien is door de toepassing van de EGKS- en BENELUX-verdragen en de EG-richtlijnen, de reglementering nog ingewikkelder geworden.

Daardoor is het werk van een aankoper specifiek geworden en vergt het een zeer uitgebreide kennis.

Tevens heeft de NMBS in de jaren zeventig de modernisering van het rollend materieel verder doorgedreven en aankopen gedaan om de elektrificatie verder te zetten (HLE’s en MR’s). Die belangrijke en ingewikkelde aankopen hebben een geweldige invloed op de Belgische economie; ze moeten dus met kennis van zaken behandeld en besproken worden.

Sedert 1974 is het bedrag van de bestellingen voor nieuw materieel tot 48 miljard frank opgelopen. Tegenwoordig worden er jaarlijks aan de Belgische industrie bestellingen toevertrouwd voor een bedrag van ongeveer 6 miljard frank, wat ongeveer 3 000 manjaren werkgelegenheid betekent. Uit die belangrijke gegevens en hun invloed op het budget van de NMBS blijkt ruimschoots dat de dienst Aankopen, om perfect te kunnen werken, onvermijdelijk een volkomen afzonderlijke directie moest worden.

Sedert de scheiding van die twee diensten zijn er tien jaar verlopen. Na tien jaar is het dan ook vanzelfsprekend dat voor de directie A de balans opgemaakt wordt.

De taak van directie A kan eenvoudig omschreven worden: al wat nodig is voor de exploitatie van het net - of het nu om rollend materieel, materieel voor de baan en de seininrichting, werkplaatsuitrustingen en verwisselstukken dan wel om artikelen voor dagelijks gebruik gaat - ter beschikking van de diensten stellen.

De functie aankopen en bevoorrading omvat de technische en de administratieve handelingen die met de aankoop van de voor de diensten noodzakelijke goederen gepaard gaan, met uitzondering van de fysieke handelingen inzake opslag en behandeling welke tot het domein van de diensten behoren waarvoor de goederen bestemd zijn. Concreet zijn het volgende handelingen:

 Voorraadbeheer

Het voorraadbeheer is een logisch onderdeel van de aankoopfunctie; een taak die aan de eigenlijke aankoop voorafgaat. De vragende diensten zijn weliswaar het best van hun behoeften op de hoogte, maar de aankoper kent al de andere elementen (prijs, leveringstijd, ritme van bestellingen en leveringen, conjunctuur). Dank zij die elementen kunnen de optimale aan te kopen hoeveelheden bepaald worden.

In het voorraadbeheer zijn de kansen op vergissingen talrijk. Gezien de omvang van het vastliggend kapitaal (meer dan 12 miljard, zie hierboven), van de vereiste gebouwen en de lengte van de bevoorradingstermijnen, moet het beheer zo betrouwbaar mogelijk zijn.

Daarom heeft een dienst van directie A al sedert enkele jaren samen met de verbruikende directies een eenvoudig systeem voor herbevoorrading per computer uitgedokterd.

Dit systeem steunt op het magazijnbeheer van de verbruikende diensten (bewaring, opslag, aankomst en vertrek van de goederen) om te bepalen wanneer juist een wel overwogen hoeveelheid produkten moet worden aangekocht of vervaardigd. Het voorraadbeheer bestaat erin de voorraad op een aanvaardbaar peil, dus niet te laag, noch te hoog te houden.

Er dient tevens een onderscheid te worden gemaakt tussen verbruiksgoederen en artikelen die kunnen hersteld worden. De laatste zijn heel duur, vandaar dat het zo belangrijk is de voorraad zo laag mogelijk te houden.

Vanaf het ogenblik dat de aan te kopen hoeveelheden zorgvuldig bepaald zijn, (manueel of met de computer) kan tot de aankoop worden overgegaan. En zo komen we aan de 2e fase.

 Onderzoek naar leveranciers en offerteaanvragen

Voor iedere onderneming - en de NMBS is de belangrijkste onderneming van het land - is het van het grootste belang dat grondstoffen, materieel en produkten aangekocht worden tegen de laagst mogelijke prijzen, zonder evenwel uit het oog te verliezen dat ze aan de kwaliteitseisen die door de technische diensten gesteld worden, moeten beantwoorden. Dit behoort onder meer tot de commerciële functie van directie A. Het lijkt erop dat die functie zich een beetje in de schaduwzijde van directie A afspeelt. Dit is begrijpelijk omdat de taken die ermee verbonden zijn, discreet moeten worden opgevat en met veelvuldige contacten met de buitenwereld gepaard gaan.

Het lijdt immers geen twijfel dat de directie Aankopen de nodige betrekkingen met de industriële wereld moet in stand houden. Directie A is in feite de spreekbuis, een open venster als het ware van de Maatschappij. Vanaf haar oprichting heeft directie A het gebruik van de computer en van het geautomatiseerde tikwerk opgevoerd om het administratief werk te vereenvoudigen en te bespoedigen.

Er zijn dan ook meer dan 3 000 leveranciers in het computerbestand opgenomen. Voor ieder artikel of groep van artikels die moeten worden aangekocht, moet de aankoper enkel de lijsten (die voortdurend bijgewerkt worden) raadplegen en een codenummer intoetsen opdat de adressen automatisch zouden worden uitgetikt. Hetzelfde geldt voor bestekken en prijsaanvragen. Het volstaat de vaste gegevens aan te vullen om de documenten automatisch te laten uittikken. Daar de NMBS een openbare dienst is, is zij verplicht inzake aankopen, de wettelijke voorwaarden en reglementering die aan de openbare diensten worden opgelegd in acht te nemen (wet van 14.07.76 -KB van 22.04.77 - MB van 10.08.77).

De toepassing van die wetteksten vereiste een grondige reorganisatie van de aankoopdienst, iets dat duidelijk blijkt uit de evolutie van directie A door de organisatie van cursussen voor de vakopleiding van nieuwe bedienden. Krachtens die bepalingen moeten de aankopen gebeuren:

• via een algemeen of een beperkte aanbesteding;
• via een algemene of een beperkte offerteaanvraag;
• onderhands (voorafgegaan van een raadpleging, zelfs als het om specialiteiten gaat).

Hierbij dient te worden opgemerkt dat directie A het overgrote deel van haar opdrachten via beperkte offerteaanvragen of onderhands plaatst, binnen de perken van de wetsbepalingen.

Die twee soorten van opdrachten geven de aankoper een grotere vrijheid tijdens de onderhandelingen met de leveranciers over de prijs en de leveringstermijnen om de gunstigste aankoopvoorwaarden te bedingen.

 Goedkeuring van de opdrachten, bestellingen en volgen van de leveranciers

Zodra de gunstigste offerte bepaald is, wordt de opdracht ter goedkeuring aan de bevoegde overheid voorgelegd. Als de opdracht ter goedkeuring aan de Beheerraad of aan de Voogdijminister wordt voorgelegd, moeten rechtvaardigende rapporten worden opgesteld.

De bestellingen worden automatisch uitgetikt. De gegevens van de prijsaanvraag, die in de computer opgeslagen zijn, worden overgenomen en aangevuld met de prijsopgave en de termijnen, zodat het administratieve werk sterk verminderd wordt.

Sedert enkele jaren worden bij het opmaken van de bestelling, de bestelde hoeveelheden, de prijs en de leveringstermijn per artikel automatisch in de centrale computer ingebracht om daarna in het voorraadbeheer te worden gebruikt. Het opvolgen van de leveringstermijnen gebeurt in samenwerking met de verbruikers: zodra een alarmpeil bereikt wordt, grijpt directie A in om de leveringen te bespoedigen om uitputting van de voorraad te voorkomen.

 Keuring en laboratorium, afsluiten van de opdrachten

Al naar het belang en de aard van de bestellingen, onderzoekt de keuringsdienst bij de leverancier of ter bestemming, of de produkten aan de technische eisen van het bestek beantwoorden. Om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken, werd die dienst bij de oprichting van de directie volkomen gereorganiseerd.

Iedere leverancier krijgt een betrouwbaarheidscoëfficiënt volgens de kwaliteit van zijn produkten.

Dank zij dit systeem kan het aantal keuringen beperkt worden tot het nemen van een paar steekproeven. Doordat het repertorium in de computer is opgeslagen, kan men tevens met zekerheid de lijst van de te raadplegen firma’s opstellen. Zodra de keuringen beëindigd zijn, worden de goederen door de diensten waarvoor ze bestemd zijn, in ontvangst genomen en de facturen worden samen met de betalingsvoorwaarden aan directie F gezonden.

Het laboratorium houdt zich bezig met de studie, de beproeving en de analyse van materialen en produkten vooraleer een opdracht afgesloten wordt, bij de keuring of in geval van betwisting met de leveranciers.

Een minder bekende, doch niet te verwaarlozen taak van directie A is de verkoop aan de privé-industrie van ijzerhoudend en niet-ijzerhoudend schroot dat voortkomt van de werkplaatsen alsook van dwarsliggers en stukken hout die uit de dienst werden genomen.

Gemiddeld bedragen die verkopen 550 miljoen frank en worden ze ook aanbesteed.

Dit zijn zowat de bijzonderste taken van directie A.

Om volledig te zijn moeten we ook nog een bijhorende dienst vermelden, namelijk het centraal depot voor drukwerk en de drukkerij.

Het depot bestelt aan de drukkerij alle drukwerken die voor de exploitatie van het net nodig zijn. De drukkerij voert, al naar de hoeveelheid werk, zelf de bestellingen uit of vertrouwt ze toe aan de privé-sector. In deze dienst vinden we in grote lijnen taken terug waarover we het hiervoor hebben gehad: voorraadbeheer (papier en formulieren), fabricage of aankoop, keuring enz...

Daar directie A de moderne beheermethoden op de voet volgt, kan ze gewetensvol en met succes de haar toevertrouwde taken, die we in het begin van dit artikel hebben beschreven, blijven vervullen.