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L’évolution de la direction des achats depuis sa création

O. Willems ingénieur en chef.

mercredi 16 avril 2014, par rixke

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C’est le 1er novembre 1974 que fut créée la direction des Achats. Auparavant ce n’était qu’un service, le « service 26 » comme on l’appelait à l’époque, rattaché à la direction du Matériel et des Achats. L’association constituée par les services « achats » et « matériel » qui formait la direction M & A s’expliquait par le fait que le « Matériel » est le plus gros consommateur d’approvisionnements de tous les services de la SNCB.

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Quelles sont les raisons qui ont conduit à cette scission ?

L’avènement de la direction A coïncide avec la prise de conscience, au cours de la dernière décennie, par les dirigeants d’entreprise, de l’importance de la fonction achats-approvisionnements en raison de la répercussion énorme de ladite fonction sur le coût de l’entreprise. A la SNCB, la valeur des stocks représente un capital immobilisé de plus de 12 milliards de francs. Le nombre des articles susceptibles d’être commandés est de l’ordre de 100 000. Ces articles sont répartis dans plus de 100 magasins sur l’ensemble du réseau.

Le volume de travail pour réapprovisionner ces articles s’est accru au fil des ans. Actuellement, plus de 8 000 commandes sont passées annuellement, rien que par la direction A.

Par ailleurs, la réglementation s’est compliquée par l’application des traités de la CECA, du Bénélux et des dispositions de la CEE. Le travail de l’acheteur est devenu spécifique et requiert des connaissances des plus diverses. C’est aussi dans les années septante que la SNCB a intensifié la modernisation du matériel roulant et a procédé à des achats d’extension pour l’électrification (HLE et AM). Ces achats importants et difficiles ont une répercussion énorme sur l’économie belge et doivent être conduits et négociés avec la plus grande compétence. Depuis 1974, le montant des commandes en nouveau matériel s’est élevé à 48 milliards en francs courants.

Actuellement, le montant annuel des commandes confiées à l’industrie belge est d’environ 6 milliards par an, ce qui représente une occupation approximative de 3 000 hommes/année. L’importance de toutes ces données, leur incidence sur les budgets de la SNCB, montrent à suffisance que, pour donner toute sa pleine mesure, le service des Achats devait nécessairement devenir une direction à part entière. Dix années se sont écoulées depuis la séparation des services M et A. A l’expiration de cette décennie, il est tout naturel de voir sonner l’heure d’un premier bilan pour la direction A.

La fonction de la direction A peut se définir simplement : assurer tous les besoins pour l’exploitation du réseau en mettant à la disposition des services tant le matériel roulant, le matériel de voie, de signalisation, les équipements d’atelier et les pièces de rechange que les articles de consommation journalière. La fonction achats et approvisionnements implique des opérations techniques et administratives pour l’acquisition des biens nécessaires aux services, à l’exclusion des opérations physiques d’emmagasinage et de manutention qui sont du ressort des services pour lesquels les biens sont destinés. Ces opérations se décomposent comme suit :

 Gestion des stocks

La gestion des stocks est un volet qui s’inscrit naturellement dans la fonction achat, mais qui précède l’achat lui-même.

En effet, si ce sont les services demandeurs qui ont la meilleure connaissance de leurs besoins, c’est l’acheteur qui a en main les autres éléments (prix, délai de fourniture, cadence des commandes et livraisons, conjoncture) qui permettent de déterminer les quantités optimales à acheter. Les possibilités d’erreurs dans la gestion des stocks sont nombreuses. Etant donné l’importance des immobilisations de capitaux (+ de 12 milliards, voir plus haut), de bâtiments, la longueur des délais de réapprovisionnement, le système de gestion doit être le plus fiable possible.

C’est pour cette raison et ce, depuis quelques années, qu’un service de la direction A étudie en collaboration avec les directions consommatrices, un système simple de réapprovisionnement par ordinateur.

Ce système s’appuie sur la gestion des magasins des consommateurs (entreposage, stockage, entrée et sortie des produits) pour déterminer le moment et la quantité économique des produits à acheter ou à mettre en fabrication.

Gérer les stocks consiste à maintenir ceux-ci à un niveau acceptable, ni trop élevé, ni trop bas.

dactylographie automatique

Notons également la distinction à faire entre les articles de consommation et les articles réparables. Ces derniers coûtent très chers, d’où l’importance d’un stock fixé le plus bas possible.

C’est à partir du moment où les quantités à acheter ont été fixées judicieusement (par méthode manuelle ou par ordinateur) que l’achat peut être entrepris. Nous passons tout naturellement à la 2e sous-fonction.

 Prospection des fournisseurs et appels d'offres

Pour chaque entreprise - et la SNCB est l’entreprise la plus importante du pays - il est primordial d’acquérir les matières, matériaux et produits aux coûts les plus bas possible, sans cependant perdre de vue qu’ils doivent répondre aux exigences de qualité imposées par les services techniques. Ces tâches constituent en quelque sorte la fonction commerciale de la direction A. Cette fonction apparaît un peu comme la face cachée de la direction A. Cela se comprend puisque les tâches qui la concernent, outre la discrétion dont elles doivent être entourées, s’accompagnent encore de multiples relations externes. Il va de soi, en effet, que la direction des Achats est tenue d’établir les contacts nécessaires avec le monde industriel. Elle est de ce fait le porte-parole de la Société ou, mieux encore, l’une des vitrines de la Société.

Depuis sa création, la direction A a intensifié l’utilisation de l’ordinateur et de la dactylographie automatique pour simplifier et activer le travail administratif.

C’est ainsi que plus de 3 000 fournisseurs sont répertoriés en ordinateur. Pour chaque article ou groupe d’articles à acquérir l’acheteur n’a plus qu’à consulter des listes (constamment mises à jour) et indiquer un numéro de code pour qu’automatiquement les adresses soient tapées par la dactylographie automatique. Il en est de même pour les cahiers des charges et demandes de prix, il suffit de compléter un canevas pour que ces documents soient dactylographiés automatiquement. A noter qu’en tant que service public, la SNCB est tenue en matière d’achats au respect des conditions légales et réglementaires imposées aux administrations publiques (loi du 14.07.76 - AR du 22.04.77 - AM du 10.08.77).

La mise en application de ces textes légaux a nécessité et suscité une réorganisation fondamentale du service de l’acheteur, tâche qui s’est pleinement reflétée dans l’évolution de la direction A par l’organisation de cours professionnels aux nouveaux agents. En vertu de ces dispositions, les achats doivent se faire :

  • par adjudication publique ou restreinte ;
  • par appel d’offres général ou restreint ;
  • de gré à gré (précédé d’une consultation, même pour les spécialités).

Précisons que la direction A passe la toute grosse majorité de ses marchés par appels d’offres restreints et de gré à gré, dans les limites des dispositions légales. Ces deux modes de marché permettent à l’acheteur plus de latitude lors des négociations de prix et délais avec les fournisseurs afin d’obtenir les conditions d’achat les plus avantageuses.

 Approbation des marchés, commandes et relance des fournisseurs

L’offre la plus avantageuse ayant été déterminée, le marché est soumis à l’approbation de l’autorité compétente. Des rapports justificatifs doivent être dressés quand le marché est subordonné à l’approbation du Conseil d’administration et du ministre de tutelle.

stock de traverses

Pour l’émission des commandes il est fait appel également à la dactylographie automatique. Les données de la demande de prix, stockées en ordinateur, sont reprises et complétées par les indications de prix et de délais de sorte que le travail administratif en est fortement allégé.

Depuis quelques années, lors de l’émission des commandes, les quantités commandées, le prix et le délai de fourniture par article sont transférés automatiquement sur ordinateur central pour être exploités en gestion des stocks. La surveillance des délais se fait en collaboration avec les utilisateurs : dès que ces délais s’approchent d’un point d’alerte, la direction A intervient pour faire activer les fournitures afin d’éviter les ruptures de stocks.

 Réception et laboratoire, clôture des marchés

Le service de réception examine chez le fournisseur ou à destination, suivant l’importance et la nature des commandes, si les produits répondent aux exigences techniques du cahier spécial des charges. Ce service a également été repensé depuis la création de la direction pour en obtenir une efficacité maximum.

Chaque fournisseur reçoit une cote de fiabilité déterminée en fonction de la qualité de ses produits. Ce système permet de réduire le nombre de réceptions en travaillant par coups de sonde.

Le répertoire, mis sur ordinateur permet également d’établir avec sûreté la liste des firmes à consulter. Dès que les réceptions sont terminées, les matières sont prises en charge par les services destinataires et les factures accompagnées des propositions de paiement sont transmises à la direction des Finances.

machine de traction-fatigue

Le laboratoire s’occupe de l’étude, de l’essai et de l’analyse des matériaux et produits avant la conclusion de l’entreprise, lors de la réception ou en cas de contestation avec les fournisseurs.

Une fonction peu connue de la direction A, non négligeable, est la vente à l’industrie privée des mitrailles ferreuses et non ferreuses provenant des ateliers ainsi que des traverses et pièces de bois mises hors d’usage.

Bon an mal an, ces ventes représentent 550 millions F et se font aussi par adjudication. Voici donc les principales fonctions de la direction A.

Pour être complet, il faut encore dire un mot d’un service annexe, le dépôt central des imprimés et l’imprimerie.

presse à imprimer

Le dépôt commande à l’imprimerie tous les imprimés nécessaires à l’exploitation du réseau. L’imprimerie, suivant la charge de travail, exécute les commandes ou les fait exécuter par le privé. Nous retrouvons dans ce service les grandes fonctions évoquées plus haut : gestion des stocks (papier et formulaires) fabrication ou achat, réception, etc.

Ouverte aux méthodes modernes de gestion, la direction des Achats continue à remplir consciencieusement et avec succès les tâches qui lui incombent en vertu du contrat défini dans le début de cet article.


Source : Le Rail, septembre 1985