Homepagina > Het Spoor > Maatschappij > De mechanisatie van het biografisch overzicht
De mechanisatie van het biografisch overzicht
F. Van Keempts, Eerste Inspecteur.
maandag 28 oktober 2024, door
Wat is het Biografisch Overzicht?
Voor iedere statutaire bediende bewaart de N.M.B.S. een brochure waarin alle inlichtingen betreffende de burgerlijke stand en de administratieve loopbaan van de bediende worden genoteerd en bijgehouden. Deze brochure heet „Het Biografisch Overzicht” (B.O.).

Tot voor enkele jaren bestonden die B.O.’s in twee of drie exemplaren, naar gelang het werklieden of beambten betrof [1]. Een exemplaar werd bijgehouden door de onmiddellijke chef, een tweede door het bureau P.S. van de groep en, voor de beambten, een derde door de directie. De reglementen schreven voor hoe op die verschillende niveaus, de exemplaren dienden bijgewerkt te worden telkens als een wijziging aan de toestand van de betrokken bediende een nieuwe inschrijving noodzakelijk maakte.
Het spreekt vanzelf dal de inlichtingen uit het B.O. de basis vormden van elk dossier, van elke statistiek, van elk onderzoek dat maar enigszins verband houdt met personeelskwesties.
Indien men bijv. wilde weten welke spoorwegmannen gemobiliseerd werden tijdens één der twee voorbije oorlogen, en hoelang, dan hoefde men alleen maar blz. 4 van de brochure in te zien. Dat is echter spoediger gezegd dan gedaan, want 60.000 brochures één voor één uit een kast nemen, blz. 4 inkijken en de militaire diensten optekenen, de brochure weer wegbergen, zijn bewerkingen die, tegen één minuut per brochure, 1.000 uren werk vroegen, wat ongeveer gelijk staat met de prestatie van 6 bedienden gedurende één maand.
In feite liepen de kosten van een onderzoek dus vaak te hoog op, daarbij diende men dan nog te beschikken over de nodige tijd en over voldoende personeel om de inlichtingen te verzamelen. Zo gebeurde het dan dat sommige onderzoekingen niet werden ondernomen of, indien ze toch dienden verricht te worden, steunden op gegevens die men niet altijd als accuraat kon beschouwen.
Moderniseren?
Indien men de inlichtingen op een snelle, juiste en zuinige manier wilde verzamelen, was er maar een uitweg: mechaniseren.
Iedereen zal het erover eens zijn dat het bijhouden van de B.O.’s en het uitvissen van de gewenste gegevens een tijdrovende taak betekende. Men zou het „ordewerk” kunnen noemen, en ordewerk is bijna steeds mechaniseerbaar.
Een uitgebreid voorafgaand onderzoek leidde tot volgende constataties:
- De manier waarop de verschillende exemplaren van het B.O. zijn ingevuld, laat soms te wensen over. Noodzakelijke inlichtingen zijn niet of niet klaar vermeld. Er is niet altijd een volstrekte overeenstemming tussen de verschillende exemplaren van één B.O.;
- Indien de methode van inschrijven in klaarschrift oorzaak is van onnauwkeurigheden, dan zullen die onnauwkeurigheden, indien de huidige werkwijze behouden blijft, nog talrijker worden wanneer de inschrijvingen in codeschrift uitgevoerd moeten worden;
- De bedienden die inschrijvingen in de B.O.’s aanbrengen, zijn talrijk en zijn niet steeds specialisten;
- Het bijhouden van verscheidene exemplaren van één B.O. neemt de tijd in beslag van ettelijke bedienden; het melden van inlichtingen door een bepaalde dienst die een exemplaar bewaart, aan een andere dienst, vraagt eveneens tijd en kan een bron zijn van nieuwe vergissingen.

Uit die constataties werd afgeleid dat:
- Het invullen van de B.O.’s moet worden toevertrouwd aan bedienden die zich uitsluitend met deze taak bezighouden;
- Daar het aantal van die gespecialiseerde bedienden tot een minimum dient beperkt te worden, kan men volstaan niet alleen de groepen of de directie, naar gelang het geval, te belasten met het bijhouden der B.O.’s;
- De gegevens van het B.O. moeten worden gemeld aan de mechanografie die ze op een magnetische band noteert. Die band vormt de bewaarplaats waaruit de mechanografie kan putten om de inlichtingen te verschaffen die haar door de studiebureaus gevraagd worden;
- Het overseinen van de inlichtingen naar de mechanografie moet feilloos geschieden. Elke wijziging aan een B.O. moet aan de mechanografie meegedeeld worden; daar het B.O. het bureau P.S. niet mag verlaten, moet de inlichting met behulp van losse bladen overgeseind worden.

Het vijfjarenplan
Tot besluit van dit voorlopig onderzoek, gaf de h. M. De Vos, toenmalig Directeur-Generaal, op voorstel van de h. L. Lataire, destijds Directeur P.S., op 6-10-1965 opdracht, een soort vijfjarenplan in drie fasen uit te werken.

De eerste fase werd begin 1966 afgesloten.
De allereerste vraag die diende beantwoord te worden, was de volgende: welke inlichtingen moeten in de B.O.’s genoteerd worden?
Een volledig antwoord op deze vraag was moeilijk te geven: niemand kon inderdaad al de problemen voorzien waarvoor de studiebureaus P.S. eventueel geplaatst zullen worden. Ten slotte werd aangenomen alle individuele informaties in te schrijven die in aanmerking kunnen komen voor de huidige en toekomstige berekening van de jaarwedde van een bediende (zulks vergt meer inschrijvingen dan vroeger) en ze dan zodanig in code-vorm in te schrijven dat het mogelijk is die berekeningen door de mechanografie te laten uitvoeren.
De volgende procedure werd toen uitgewerkt:
- Er bestaat nog slechts één exemplaar van het B.O. per bediende. Het wordt bewaard op de directie voor de beambten die ten minste de graad van opsteller hebben, op het bureau P.S. van de groep voor de overige bedienden. De brochure zal vervangen worden door een verzameling van losse bladen;
- De inhoud van het B.O. wordt in codevorm op die losse bladen overgeschreven. Deze bladen worden naar de mechanografie gestuurd die:
- de informaties op een magnetische band noteert;
- een uittreksel van het B.O. naar de onmiddellijke chef en een ander naar het gewestelijk centrum stuurt;
- een nieuw los blud drukt voor het bureau P.S.;
- De wijzigingen aan de gegevens van het B.O. worden ingeschreven op het los blad ad hoc (bijv. blad 4 voor de straffen, blad 9 voor de bevorderingen in dezelfde graad). Dat blad wordt naar de mechanografie gestuurd die de op de magnetische band voorkomende informaties wijzigt of bijwerkt, nieuwe uittreksels naar de onmiddellijke chef en naar het gewestelijk centrum stuurt en het los blad naar het bureau P.S. zendt. De uittreksels worden slechts naar de onmiddellijke chefs en naar de gewestelijke centrums gezonden wanneer de te verstrekken of te wijzigen inlichtingen hen aanbelangen;
- Er worden werkconsignes opgesteld bestemd voor:
- de onmiddellijke chefs (zo worden deze mensen op preciese wijze op de hoogte gebracht van wat hun te doen staat in alle gevallen die een inschrijving in het B.O. vereisen of die de bezoldigingen van de belanghebbenden kunnen beïnvloeden);
- de bureaus P.S. van de groepen.
Deze consignes moeten: 1) alle formaliteiten opsommen welke in voormelde gevallen te vervullen zijn; 2) de relaties met de mechanografie regelen en op preciese wijze aangeven hoe de gebeurtenissen in code opgetekend moeten worden in de B.O.’s. De nodige codes worden bij de consignes gevoegd;
- De magnetische band van de mechanografie vormt als het ware een tweede exemplaar van het B.O. Hij kan vergeleken worden met de band van een geluidsopnemer, met dit verschil dat de mechanografie in staat is al de inlichtingen die op de band staan uit te vissen, te sorteren, te klasseren, op te tellen, enz. (ongeveer alsof men, door op een knop te drukken, aan een bandopnemer zou vragen op te tellen hoe dikwijls de si bemol in een opgenomen sonata voorkomt en de uitslag dan op een formulier te typen);
- In elke groep worden de bestaande baremeerbureaus [2] samengesmolten en vormen ze de vierde sectie van het bureau P.S. Voor het personeel beheerd door de directie wordt een afzonderlijk baremeerbureau opgericht;
- De nieuwe baremeerbureaus worden zoveel mogelijk samengesteld uit het personeel van de vroegere baremeerbureaus, ten einde geen tijd te verliezen aan opleiding.
De tweede fase werd reeds bij ’t begin van 1966 aan gevangen.
Het personeel van het organisatiebureau P.S. werd in drie groepen onderverdeeld:
- Een groep inspecteurs kreeg de taak orde te scheppen in de bestaande toestand overal waar zulks nodig was;
- Een andere groep stelde de werkconsignes op voor de onmiddellijke chefs en voor de bureaus P.S. In overleg met de plaatselijke overheden regelde hij het overhevelen van werkzaamheden en personeel naar het bureau P.S., vierde sectie;
- Een derde groep bestudeerde, in samenwerking met de mechanografie, het mechanografisch aspect van de hervorming, organiseerde en controleerde het overschrijven van de B.O.’s (opstellen van consignes en codes).
Samen met de personeelsorganisaties werden de gevolgen overwogen die de mechanisatie, op menselijk niveau, onvermijdelijk met zich zou brengen.
Het bureau P.S. werd, om zo te zeggen, de rechterarm van de onmiddellijke chefs voor het beheer van het personeel; sedertdien worden al de desbetreffende werkzaamheden door het bureau P.S. uitgevoerd. Alleen in de gevallen waar direct contact met de bediende nodig is, treedt de onmiddellijke chef nog op: overhandiging van documenten, invullen van formulieren, enz. Het versturen van de documenten tussen de onmiddellijke chef en de groep gebeurt met behulp van „navetteregisters” en de correspondentie wordt tot een minimum beperkt.
Tijdelijk werd er zelfs een vijfde sectie aan de bureaus P.S. van de groepen toegevoegd; ze is belast met het opstellen van de nieuwe B.O.’s.
Er werd een klein perforatiecentrum opgericht waar de gegevens van de nieuwe B.O.’s in papieren banden werden geponst om de mechanografie in staat te stellen die gegevens dan weer automatisch op haar eigen magnetische band over te brengen.
De stand nu
Zo staan we thans in het begin van 1969.
Gedurende drie jaar hebben tientallen bedienden van de directie en van de groepen zich vertrouwd gemaakt met voor hen nieuwsoortige woorden en werkzaamheden: computers, codes, ponskaarten, magnetische band, listings, enz. Ze hebben vergissingen ontdekt en rechtgezet, duizenden B.O.-bladen ingevuld; soms hebben ze zelf fouten gemaakt en hersteld (de machine gaat niet akkoord als men haar een onjuistheid tracht diets te maken en „blaast dan alarm”. Op dit ogenblik heeft de machine de inhoud van 45.000 B.O.’s in haar geheugen opgenomen.
Sinds 1-1-1969 zijn, voor het personeel der Exploitatie, de oude B.O.’s ter zijde gelegd en de nieuwe in gebruik genomen. Daarna volgt de Baan en zo verder. Einde 1969 zal het nieuwe B.O. overal in gebruik zijn.
Vooruitzichten
Er valt nog een en ander te doen en te verbeteren.
Zoals gezegd worden de informaties van de B.O. aan de mechanografie meegedeeld door haar de ingevulde bladen te sturen. Dit heen en weer zenden van de bladen vraagt echter enkele dagen tijd en het bureau P.S. kan die bladen moeilijk zo lang missen. Hier wordt naar verbetering gezocht. Zoals verwacht, zijn er inmiddels machines op de markt verschenen die zo opgevat zijn dat dit heen en weer zenden niet langer nodig is. Deze kwestie is in studie.
En dan zal de derde fase beginnen.
Zodra alle nieuwe B.O.’s in gebruik zijn gesteld, d.w.z, zodra de elektronische machines alle gegevens in hun geheugen hebben opgenomen, kunnen verscheidene werkzaamheden welke nu volledig of gedeeltelijk met de hand geschieden (de lijsten der bevorderingen in dezelfde graad, voorstellen voor eretekens, afhoudingen op de wedde...) aan de computer toevertrouwd worden. De taak van de groepen en zelfs die van de onmiddellijke chefs zal daardoor hoe langer hoe meer verlicht worden.
Dan zal de programmatie ondernomen kunnen worden van de belangrijke onderzoekingen.

Bron: Het Spoor, mei 1969
[1] Eenvoudigheidshalve worden hier onder beambten verstaan: alle technische en administratieve ambtenaren, het bureaupersoneel in ’t algemeen alsook het toezichtspersoneel. De term „bediende” is toepasselijk op elke statutaire werknemer van de N.M.B.S.
[2] Onder „baremeerbureau” wordt verstaan een bureau dat zich bezighoudt met het berekenen van de maandelijks uit te betalen wedden en vergoedingen, waarna het die gegevens overmaakt aan de mechanographie die de weddestaten opstelt.