Ons documentatie centrum

Het Documentatiecentrum van de NMBS is ondergebracht in nr. 21 van de Leuvenseweg te Brussel. Het vierde verleden jaar zijn 40e verjaardag, want het werd opgericht in 1936 door de samensmelting van enkele documentatiebibliotheekjes. Die waren allengs ontstaan in verschillende technische diensten en studiebureaus van de vroegere Staatspoorwegen.

Zij voegden zich bij een boekenfonds dat werd overgedragen door het Ministerie van Verkeerswezen aan de NMBS, enige tijd na haar oprichting.

Het Centrum bestaat thans uit een sectie voor tijdschriften en een bibliotheek voor boeken van allerlei soort, letterkundige werken inbegrepen. Deze behoren tot de ruime waaier van de ontspanningsliteratuur waarin men zowel een bekend meesterwerk als een eenvoudige detective- of avonturenroman kan terugvinden. Over deze boeken handelt dit artikel niet. Het Centrum heeft tot eerste taak het vergaren van de veelzijdige en meest verscheiden informatie van buitenuit, voor zover ze nuttig kan zijn voor het beheer van de Maatschappij en de bestendige vorming van haar personeel, en vervolgens de ontleding van die documentatie en haar indexering. Hierna moeten de documenten zodanig worden opgeborgen dat ze weer kunnen worden overgelegd zodra een lezer het wenst. Tot heden werd nog geen enkele van die bewerkingen geautomatiseerd.

Op verzoek van de verschillende diensten koopt het Centrum ook de documentatie aan die zij nodig hebben om, daar waar zij werken, hun taak tot een goed einde te brengen.

In een onderneming als de onze, is er vooral een behoefte aan documentatie over de spoorwegtechnieken en over al wat, van nabij of van ver, een verband heeft met het vervoer in het algemeen.

Andere wensen zijn gericht op de technische, economische, financiële en sociale problemen, de beheers-methoden, de organisatie, de bestendige vorming en herscholing, de „marketing”, de automatisering, de informatiek, het recht, de arbeids-geneeskunde, enz...

Er is ook nog een aanzienlijke vraag naar officiële documenten, zoals het Belgisch Staatsblad, de parlementaire bescheiden en handelingen, de wetsontwerpen, enz...

Het Centrum is dus niet uitsluitend gespecialiseerd in spoorwegdocumentatie. De NMBS is een ruime onderneming die menige problemen van allerlei aard moet oplossen.

Grosso modo kan men de behoeften aan documentatie, zoals die blijken uit de verzoeken tot uitlening, als volgt verdelen:

• 45 % voor technische vervoersproblemen, waarin het grootste deel vanzelfsprekend behoort tot het spoorwegvervoer;
• 25 % voor de toegepaste wetenschappen en, vooral, de technologie en de automatisering;
• 15 % voor de economische vraagstukken waarin de commerciële en financiële kanten de voorrang hebben, zelfs in hun meest geëvolueerde vormen;
• 10 % voor de zuiver administratieve kwesties en vooral dan voor de problemen van sociale aard in verband met het personeelsbeheer;
• 5% voor verschillende belangstellingspolen, o.a. wat de rechtspraak, de geneeskunde en de zuivere wetenschappen betreft.

Het Documentatiecentrum put zijn informatie uit verschillende bronnen. Onze Maatschappij bezit ongeveer 30 000 technische en wetenschappelijke werken of boeken waarvan twee derde toevertrouwd werden aan de verschillende belangstellende diensten en het overige tot de centrale Bibliotheek behoort. Het gemiddelde van de aanwinsten op dit stuk mag worden geschat op 500 werken per jaar.

Bovendien, is het Centrum geabonneerd op een 240-tal technische en wetenschappelijke tijdschriften. Uit deze levende bron heeft het, tot heden, ongeveer 100 000 artikels geput over onderwerpen die het personeel kunnen interesseren bij het zoeken naar vakdocumentatie. Elk jaar voegt het nog een 3 000-tal artikels bij dit fonds. Het Centrum is niet geabonneerd op dagbladen. De belangrijke artikels hieruit worden gemeld door de Persdienst van onze Maatschappij.

Jaarlijks ontvangt het Centrum gemiddeld 300 jaarverslagen en rapporten van verschillende ondernemingen en maatschappijen, waaruit het belangrijke inlichtingen kan vergaren. Het spreekt vanzelf dat de verwerving van de documenten in nauw verband staat met de relatieve belangrijkheid van elk belangstellingsdomein. Het personeel van het Centrum houdt zich voortdurend op de hoogte van de belangwekkende publikaties. Het stemt zijn keuze ook af op de oordeelkundige wensen van de lezers. Deze kunnen zich documenteren, in de leeszaal, over de recente uitgaven.

Voor de gespecialiseerde documentatie, doet het Centrum vaak een beroep op andere bibliotheken, zoals de Koninklijke Bibliotheek, het Quetelet-fonds, de Bibliotheek van het Ministerie van Financiën, het Documentatiekantoor van de Belgische Dienst voor Buitenlandse Handel, enz...

Die nauwe samenwerking verloopt niet in één richting. Het Centrum is immer bereid om samen te werken met andere bibliotheken.

De internationale documentatie wordt doorgaans bezorgd door de vreemde spoorwegnetten.

In een wereld waarin de internationale samenwerking meer en meer onontbeerlijk is, hebben de spoorwegnetten in de UIC (Union Internationale des Chemins de fer of Internationale Spoorwegunie) een centraal Documentatiebureau opgericht.

Dit Bureau, dat overkoepeld wordt door een Technisch Comité bestaande uit 15 afgevaardigden van de lidnetten, bundelt de internationale samenwerking op het stuk van de documentatie, zoekt oplossingen voor de gemeenschappelijke problemen dienaangaande en zet alles in het werk om de vereiste informatie te vergaren en mede te delen.

Een uiterst belangrijk aspect van de activiteit van het Centraal Documentatiebureau is de versteviging en vooral de ontwikkeling van de inwendige en uitwendige verbindingen:

• inwendige, zowel met de lidnetten, als met de Commissies en Werkgroepen van de UIC die documentatie kunnen verschaffen, o.a. het ORE (Office des Recherches et Essais en matière de matériel ferroviaire of Dienst voor Onderzoek en Proeven in verband met Spoorwegmaterieel) en de UIMC (Union Internationale des services médicaux des chemins de fer of Internationale Unie van de Geneeskundige Diensten der spoorwegen);
• uitwendige, met de netten die geen lid zijn van de UIC of met andere internationale of gespecialiseerde organisaties. Zo werd er een overeenkomst voor stelselmatige uitwisseling van documentatie gesloten:
  • met het Centrum voor Wetenschappelijke en Technische Informatie van de Sovjetspoorwegen;
  • met de UITP (Internationale Unie van het Openbaar Vervoer);
  • met de RRIS (Railroad Research Information Service), een organisatie voor informatie over het onderzoek op spoorweggebied dat afhangt van het Ministerie voor Transport van de Verenigde Staten en ingelijfd is bij het machtige Amerikaanse TRIS-net (Transportation Research Information Service).

We moeten hier ook nog vermelden dat:

• het Technisch Comité en het centraal Documentatiebureau regelmatig contact opnemen met de bestendige Werkgroep voor technische en economische informatie van de OSJD („Organisatie voor de samenwerking onder de spoorwegen” waarin de netten van de socialistische landen uit Europa en Azië gegroepeerd zijn);
• het centraal Documentatiebureau betrekkingen onderhoudt met de CIDET (Dienst voor Documentatie over vervoerseconomie van de CEMT [1], met de DIRR (Documentation Internationale de Recherche Routière of Internationale Documentatie over het Onderzoek nopens het Wegvervoer), en met het ITA (Institut du Transport Aérien of Instituut voor Luchtvervoer), o.a. om samen sommige problemen over de informatie langs documentaire weg te besturderen.

Het centraal Documentatie bureau is aldus een werkelijke „pool” voor internationale documentatie geworden. Als we dan ook nog bedenken dat de documentatiediensten van de lidnetten van die „pool” steeds meer en meer contact opnemen en uitwisselingen tot stand brengen met de gespecialiseerde Informatiecentrums, de documentatiediensten van andere vervoermiddelen, de universiteitsbibliotheken en de instituten voor onderzoek, de industriële firma’s, de economische agentschappen, de kantoren voor beheersinformatie... dan hoeft het ons niet te verbazen dat wij thans staan vóór een stevig en vertakt net van meer dan 500 documentatiebronnen en „relais”.

Enkele belangrijke verwezenlijkingen zijn het tastbaar resultaat van deze ruime, internationale samenwerking. Zo hebben we, in de eerste plaats, het „Lexique général des termes ferroviaires” (een algemeen woordenboek van spoorwegtermen), waarvan de derde uitgave onlangs verschenen is. Ze werd, voor de eerste keer, gedrukt met behulp van magnetische informatiedragers en een methode voor fotozetterij. Dit werk omvat een 11 700-tal termen en technische uitdrukkingen en heeft de aardige en handige vorm van een klein woordenboek in zes talen (Frans, Engels, Duits, Spaans, Italiaans en Nederlands).

Vervolgens hebben we de „Jaarlijkse lijst van de tijdschriften”, ongeveer 4 800 samen, die de leden van de „documentatiepool” verplicht zijn stelselmatig te analyseren. Deze lijst werd in 1976 ook voor de eerste keer gedrukt met een gemechaniseerd procédé en fotozetterij.

Dan bestaat er ook nog de „Abrégé de documentation ferroviaire internationale”, een maandelijkse „bloemlezing” van samenvattingen van documenten uit de ganse wereld die meestal opgesteld werden door de lidnetten. Ook dit Bulletin wordt thans automatisch gedrukt.

Wij kunnen, tenslotte, als anecdote, ook nog vermelden dat, in de loop van verleden zomer, een van onze geneesheren, door bemiddeling van het centraal Documentatiebureau, een zeer interessante te Moskou opgenomen medische film kon bekomen. Maar laten wij nu even verwijlen bij ons eigen Documentatiecentrum.

Uitgedrukt in afgeronde cijfers, verzamelt ons Centrum 80 % van zijn informatie uit tijdschriften, 10% uit boeken, 5 % uit jaarverslagen en rapporten en nog eens 5 % uit internationale documentatie.

Alle documentatieonderwerpen worden geïndexeerd volgens de Universele Decimale Classificatie, die, trouwens, door alle bij de UIC aangesloten spoorwegnetten wordt toegepast. Elk zeer belangrijk document wordt samengevat in een bondige synthese. De documentatie is geborgen op rekken die ongeveer 2 300 strekkende meter beslaan. Het terugvinden van de documenten geschiedt met behulp van een stelsel beschrijvende steekkaarten.

Voor de boeken bestaat er een drievoudig stelsel van steekkaarten per naam van de schrijver, behandeld onderwerp en collectie waartoe de werken behoren. De artikels kan men met een dubbel stel van steekkaarten uitzoeken naargelang van hun onderwerp of het tijdschrift waarin ze verschenen. Dit steekkaartensysteem maakt het mogelijk elk opgezocht document snel terug te vinden.

Het spreekt vanzelf dat het Centrum periodiek een inventaris opmaakt waarbij de verouderde, versleten en waardeloos geworden documenten worden verwijderd.

De laatste inventaris werd opgemaakt in de loop van de jaren 1964 tot 1966. Uit dit werk ontstond een catalogus die, ondertussen, werd aangevuld met enkele supplementen. Om hem verder bestendig bij te houden, wordt een tweemaandelijks „Documentatiebulletin” gepubliceerd. Dit omvat, in zijn eerste deel, analytische en beschrijvende syntheses over de uit de tijdschriften geselecteerde artikels en, in zijn tweede deel, een beschrijvende lijst van de nieuw verworven boeken. In elk decembernummer verschijnt een „Lijst der Tijdschriften” waarop het Centrum geabonneerd is voor het volgende jaar.

Een halfmaandelijks bulletin, met een veel beperktere oplage, streeft ernaar, bovendien, de leiders en betrokken kaderleden zonder verwijl op de hoogte te brengen van de documentatieaanwinsten die hun kunnen nuttig zijn bij de uitvoering van hun taken.

Hoe kan ons personeel kennis nemen van al die documentatie?

Elke bediende kan de documenten raadplegen op het Centrum zelf, elke werkdag, van ’s maandags tot vrijdags, tussen 8 u. en 17.45 u., zonder onderbreking. Hij kan ook boeken lenen voor de duur van één maand of tijdschriften voor een termijn van tien werkdagen. Tenslotte, kan hij zich laten inschrijven op de omloop-lijsten van de tijdschriften. Zodra hij een in omloop gebracht tijdschrift ontvangt, beschikt hij dan over een tijdspanne van drie werkdagen om de artikels te lezen waarin hij belangstelt en om het document naar de volgende geadresseerde te zenden. Maandelijks boekt het Documentatiecentrum, wat de technische en wetenschappelijke documenten betreft, een 800-tal raadplegingen op het Centrum zelf, en ongeveer 3 500 uitleningen van tijdschriften en 1 000 uitleningen van boeken.

Terzelfder tijd worden ook nog een 250-tal documenten gefotocopieerd.

Bovendien staan er 4 500 bedienden vast ingeschreven op de omlooplijsten van de 240 tijdschriften.

Sedert begin 1977 wordt al de uit de tijdschriften geselecteerde documentatie op microfiches gezet.

Deze worden bewaard in per tijdschrift geklasseerde kaftjes. De documentatie van de vorige jaren wordt geleidelijk op dezelfde wijze behandeld.

De bedienden kunnen de microfiches raadplegen met een visioneertoestel dat hun ook nog, als zulks nodig is, een fotocopie van het gezochte document aflevert.

Als slot van dit artikel zullen we even een blik werpen op de toekomst van de documentatie bij de spoorwegnetten.

Die toekomst wordt voorbereid in de UIC, door het centraal Documentatiebureau en het Technisch Comité voor documentatie. Zij zoeken naar een methode voor de behandeling van de documentatie met de computer en voor de oprichting van een internationale gegevensbank waaruit alle aangesloten spoorwegnetten zullen kunnen putten. Hiertoe ligt de opstelling van een internationale thesaurus ter studie.

Voor de spoormannen is het snel beschikbaar stellen van een zeer ruime internationale documentatie al geen toekomstbeeld meer. Zij hopen dat het morgen een ogenblikkelijke realiteit zal zijn.